SISTEM KEARSIPAN KRONOLOGIS

Sumber: http://administrasibisnis.com/2017/07/24/pengarsipan-sistem-kronologis

PENDAHULUAN

        Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip

²  Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

²  Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

²  Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi. 

²  Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.

²  Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.

²  Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Pengertian  sistem penyimpanan Kronologis

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.


Menurut The Liang Gie : Penggolongan menurut waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat.

Menurut Anhar : System Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat


Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :
1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
2. Sangat mudah diterapkan.
3. Sederhana

Kekurangan Sistem Kronologis
1. Tidak cocok untuk organisasi besar
2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkansystem ini
5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. 

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari). 

Peralatan & perlengkapan kearsipan

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca.

Prosedur Penyimpanan dan penemuan kembali

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.


Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.

1.    Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.

2.    Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.

3.    Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

4.    Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)

5.    Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

²  Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Lusi akan meminjam arsip Rosdiana Rawung yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Rosdiana Rawung.

²  Indekslah nama tersebut menjadi Rawung, Rosdiana.

²  Tentukan kodenya menjadi Ra

²  Carilah kartu indeks di dalam laci berkode R, dibelakang guide berkode R dan hanging folder Ra.

²  Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.

²  Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.

²  Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

²  Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

²  Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.