Sumber: http://administrasibisnis.com/2017/07/24/pengarsipan-sistem-kronologis

PENDAHULUAN

        Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip

²  Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

²  Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

²  Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi. 

²  Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.

²  Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.

²  Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Pengertian  sistem penyimpanan Kronologis

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.


Menurut The Liang Gie : Penggolongan menurut waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat.

Menurut Anhar : System Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat


Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :
1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
2. Sangat mudah diterapkan.
3. Sederhana

Kekurangan Sistem Kronologis
1. Tidak cocok untuk organisasi besar
2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkansystem ini
5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. 

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari). 

Peralatan & perlengkapan kearsipan

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca.

Prosedur Penyimpanan dan penemuan kembali

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a) Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.


Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.

1.    Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.

2.    Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.

3.    Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

4.    Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)

5.    Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

²  Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Lusi akan meminjam arsip Rosdiana Rawung yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Rosdiana Rawung.

²  Indekslah nama tersebut menjadi Rawung, Rosdiana.

²  Tentukan kodenya menjadi Ra

²  Carilah kartu indeks di dalam laci berkode R, dibelakang guide berkode R dan hanging folder Ra.

²  Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.

²  Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.

²  Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

²  Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

²  Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

http://www.youtube.com/v/oPenIpNAoPs?autohide=1&version=3&attribution_tag=8KwghUkKYEHoR625asRVBA&autoplay=1&showinfo=1&feature=share&autohide=1

Read more about Computer Network : Jaringan dan Pengaturan Topologinya

Berikut ini adalah ulasan lengkap mengenai sejarah internet menurut wikipedia. 

• Internet pertama kali diciptakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat dan pertama kali dicoba pada tahun 1969. Pada awal keberadaan internet sendiri serasa sangat diperlukan hanya untuk kebutuhan militer saja untuk menghubungkan komputer satu didaerah dengan komputer lainnya didaerah lain agar dapat bertukar informasi secara cepat.
• Sejarah Internet berikutya pada tahun 1972 tepatnya pada bulan Oktober Apranet sebagai pemegang proyek yang manangani pembuatan internet akhirnya memperkenalkan internet untuk kepentingan pendidikan yang ditujukan untuk non-militer dan menyatukan beberapa universitas negara Amerika sehingga membentuk suatu jaringan terpadu dan secara umum antara lain adalah universitas Stanford Research Institute, University of California, Los Angeles, University of California, Santa Barbara, dan University of Utah.
• Tahun 1971 - Anggota jaringan ARPANET bertambah menjadi 23 buah node komputer, yang terdiri atas komputer-komputer untuk riset milik pemerintah Amerika Serikat dan universitas yang menjadikan sebuah sejarah internet dimana Apranet dapat membagi dua proyek antara internet militer dan non milter.
• Tahun 1972 - Sebuah kelompok kerja yang disebut dengan International Network Working Group (INWG) dibuat untuk meningkatkan teknologi jaringan komputer dan juga membuat standar-standar untuk jaringan komputer, termasuk di antaranya adalah Internet. Pembicara pertama dari organisasi ini adalah Vint Cerf, yang kemudian disebut sebagai "Bapak Internet".
• Tahun 1972 sampai 1974 - Beberapa layanan basis data komersial seperti Dialog, SDC Orbit, Lexis, The New York Times DataBank, dan lainnya, mendaftarkan dirinya ke ARPANET melalui jaringan dial-up.
• Tahun 1973 - ARPANET ke luar Amerika Serikat dapat menjadi sebuah sejarah internet yang sangat penting dimana pada tahun ini, anggota ARPANET bertambah lagi dengan masuknya beberapa universitas di luar Amerika Serikat yakni University College of London dari Inggris dan Royal Radar Establishment di Norwegia.
• Tahun 1974 - Vint Cerf dan Bob Kahn mempublikasikan spesifikasi detail protokol Transmission Control Protocol (TCP) dalam artikel "A Protocol for Packet Network Interconnection".
• Tahun 1974 - Bolt, Beranet & Newman (BBN), pontraktor untuk ARPANET, membuka sebuah versi komersial dari ARPANET yang mereka sebut sebagai Telenet, yang merupakan layanan paket data publik pertama.
• Tahun 1977 - Sudah ada 111 buah komputer yang telah terhubung ke ARPANET.
• Tahun 1978 - Protokol TCP dipecah menjadi dua bagian, yakni Transmission Control Protocol dan Internet Protocol (TCP/IP).
• Tahun 1979 - Grup diskusi Usenet pertama dibuat oleh Tom Truscott, Jim Ellis dan Steve Bellovin, alumni dari Duke University dan University of North Carolina Amerika Serikat. Setelah itu, penggunaan Usenet pun meningkat secara drastis.
  Pada tahun ini pula, emoticon diusulkan oleh Kevin McKenzie.
• Awal Tahun 1980-an - Komputer pribadi (PC) mewabah, dan menjadi bagian dari banyak hidup manusia. Tahun ini tercatat ARPANET telah memiliki anggota hingga 213 host yang terhubung. Layanan BITNET (Because It's Time Network) dimulai, dengan menyediakan layanan e-mail, mailing list, dan juga File Transfer Protocol (FTP). CSNET (Computer Science Network) pun dibangun pada tahun ini oleh para ilmuwan dan pakar pada bidang ilmu komputer dari Purdue University, University of Washington, RAND Corporation, dan BBN, dengan dukungan dari National Science Foundation (NSF). Jaringan ini menyediakan layanan e-mail dan beberapa layanan lainnya kepada para ilmuwan tersebut tanpa harus mengakses ARPANET.
• Tahun 1982 - Istilah "Internet" pertama kali digunakan, dan TCP/IP diadopsi sebagai protokol universal untuk jaringan tersebut. Name server mulai dikembangkan, sehingga mengizinkan para pengguna agar dapat terhubung kepada sebuah host tanpa harus mengetahui jalur pasti menuju host tersebut.
  Tahun ini tercatat ada lebih dari 1000 buah host yang tergabung ke Internet.
• Tahun 1986 - Diperkenalkan sistem nama domain, yang sekarang dikenal dengan DNS (Domain Name System) yang berfungsi untuk menyeragamkan sistem pemberian nama alamat di jaringan komputer.
• Tahun 1988 - Jarko Oikarinen dari Finland menemukan dan sekaligus memperkenalkan IRC atau Internet Relay Chat. Setahun kemudian, jumlah komputer yang saling berhubungan kembali melonjak 10 kali lipat dalam setahun. Tak kurang dari 100.000 komputer kini membentuk sebuah jaringan. 
• Tahun 1990 - Tahun yang paling bersejarah, ketika Tim Berners Lee menemukan program editor dan browser yang bisa menjelajah antara satu komputer dengan komputer yang lainnya, yang membentuk jaringan itu. Program inilah yang disebut www, atau World Wide Web.
• Tahun 1992 - komputer yang saling tersambung membentuk jaringan sudah melampaui sejuta komputer, dan pada tahun yang sama muncul istilah surfing the internet.
• Tahun 1994 - Situs internet telah tumbuh menjadi 3000 alamat halaman, dan untuk pertama kalinya virtual-shopping atau e-retail muncul di internet. Dunia langsung berubah. Pada tahun yang sama Yahoo! didirikan, yang juga sekaligus kelahiran Netscape Navigator.

Sejarah Perkembangan Komputer 

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, komputer pun mengalami kemajuan, yang dapat dikelompokkan sebagai berikut: 

1. KOMPUTER GENERASI PERTAMA Dikembangkan pada saat Perang Dunia Kedua yang memiliki ciri bahwa operasi dibuat secara spesifik untuk suatu tugas tertentu. Setiap komputer memiliki Program Kode Biner yang berbeda yang disebut Bahasa Mesin (Machine Language) dan penggunaan tube vakum yang membuat komputer pada masa tersebut berukuran besar. Yang termasuk Komputer Generasi Pertama adalah: Mark I, Mark II, Mark III, IBM 702, IBM 104, IBM 709, ENIAC, EDVAC, UNIVAC I, UNIVAC II, Datamatic 1000, CRC, NCR 102A, NCR 102D, Bizmac dan Bizmac II. 

2. KOMPUTER GENERASI KEDUA Pada generasi ini Tube Vakum telah digantikan oleh Transistor, dan telah terjadi pula pengembangan Memori anti magnetik. Komputer Generasi Kedua menggantikan Bahasa Mesin dengan Bahasa Assembly yaitu bahasa yang menggunakan singkatan-singkatan untuk menggunakan Kode Biner. Komputer Generasi Kedua telah memiliki komponen-komponen yang dapat diasosiasikan dengan komputer pada saat ini, seperti: Printer, Disket, Memori, Sistem Operasi dan Program. Masa ini juga bermunculan bahasa pemprograman untuk menggantikan kode mesin yang rumit dengan kata-kata, kalimat dan formula matematika yang mudah dipahami manusia, seperti Common Business-Oriented Language (COBOL) dan Formula Translator (FORTRAN). Yang termasuk komputer Generasi Kedua adalah LARC, IBM1401, UNIVAC SS80, UNIVAC SS90, UNIVAC 1107, Burrouhgs 200, IBM 7070, IBM 1400, IBM 1600, CDC 160A, GE 635, GE 645 dan GE 200. 

3. KOMPUTER GENERASI KETIGA Pada generasi ini Transistor digantikan dengan Integrated Circuit (IC) yang mengkombinasikan tiga komponen elektronik dalam sebuah piringan silikon kecil yang terbuat dari pasir kuarsa. Kemajuan Komputer pada generasi ini adalah penggunaan Sistem Operasi (Operating System) yang memungkinkan mesin untuk menjalankan berbagai program yang berbeda secara serentak dengan sebuah program utama yang memonitor dan mengkoordinasi Memori Komputer dan juga harganya lebih murah dan lebih hemat listrik. Yang termasuk komputer Generasi Ketiga adalah: UNIVAC 1109, UNIVAC 9000, Burroughs 5700, Burroughs 6700, Burroughs 7700, GE 600, GE 235, CDC 3000, CDC 6000, CDC 7000, PDP-8, dan PDP-11.

4. KOMPUTER GENERASI KEEMPAT Pada generasi ini komputer telah menggunakan Large Scale Integration (LSI) yang dapat memuat ratusan komponen dalam sebuah chip. Ciri lain dari Komputer Generasi Keempat ini adalah dikembangkannya Komputer Mikro yang menggunakan Micro Processor dan Semiconductor yang berbentuk chip untuk memori komputer. Pada masa ini IBM mulai memperkenalkan Personal Computer (PC) untuk penggunaan di rumah, kantor dan sekolah. Yang termasuk komputer generasi keempat adalah: IBM 370, Apple II, IBM PC/XT, IBM PS/2, IBM PC/386, Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV, AMD k6 dan anthlon.

5. KOMPUTER GENERASI KELIMA Komponen yang dugunakan adalah VLSI (Very Large Scale Integration). Komputer generasi ini akan dikembangkan kepada komputer yang dapat menterjemahkan bahasa manusia, bercakap-cakap dengan manusia dan dapat melakukan diagnosa penyakit dengan lebih akurat, selain itu komputer juga diramalkan dapat berpikir dan mempunyai persaan seperti manusia. Read more: http://agungredking.mywapblog.com/sejarah-perkembangan-internet-full-super.xhtml